Aankoopproces
Duurzaam aankopen gaat verder dan het integreren van criteria in een bestek. Het vergt een bepaalde manier van kijken naar het aankoopproces.
Hoe neem je duurzaamheid stap voor stap op doorheen dit aankoopproces? In wat volgt, wordt getoond hoe je als aankoper duurzaamheid integreert vanaf het bepalen van de ambities en behoeftes van het aankoopproject tot en met de opvolging van de duurzaamheidsimpact gedurende de uitvoering van het project.
1) Bepaal je ambities.
Alles start met het bepalen van welke duurzame doelstellingen je als overheid binnen een specifiek aankoopproject wil bereiken. Strategisch aankopen betekent het inzetten van de aankoop als instrument om de doelstellingen van je organisatie te bereiken. Dus stel je in eerste instantie de volgende vragen:
Welke duurzame doelstellingen zijn prioritair voor jouw organisatie?
Heeft jouw organisatie doelstellingen op het vlak van duurzaam aankopen?
Heb je reeds ‘duurzame’ ambities meegenomen in concrete aankoopdossiers?
Hier is het belangrijk een lijst te maken van de doelstellingen die je als organisatie voorop wil zetten op het vlak van duurzaam aankopen. Daarnaast is het ook mogelijk dat je gaat focussen op bepaalde product-en dienstengroepen of werken. Dat laatste kan bijvoorbeeld wanneer je in (meer)jaarlijks planningsprocessen gaat aangeven op welke aankoopdossiers je een duurzame focus wil leggen en waar dat minder van belang is. Op die manier concentreer je de interne werkkracht op de belangrijke dossiers.
2) Informeer je over duurzame impacten binnen een product/dienstgroep of werk.
In deze gids voor duurzame aankopen vind je voor diverse productgroepen fiches waar de duurzame impact (opportuniteiten en risico’s) over de gehele levenscyclus van producten in kaart wordt gebracht. Deze fiches kunnen helpen om een duidelijk overzicht te krijgen van de opportuniteiten en risico’s op het vlak van duurzaam aankopen binnen een specifiek aankoopproject.
Vertrekkende van de algemene doelstellingen (zie stap 1) kan je nu gaan bepalen welke prioriteiten je wenst voorop te stellen binnen een specifieke productgroep.
3) Ken de markt.
In de fiches van deze gids wordt informatie gegeven over de duurzame trends in de markt. Indien je meer gedetailleerde informatie wenst over een specifieke sector verwijzen we je door naar de verschillende sectororganisaties die beschikken over de meest recente marktstudies en die op de hoogte zijn van de duurzaamheidsinitiatieven in hun sector. Tenslotte is het aangeraden om ook zelf een onderzoek te doen naar de nieuwe trends in de markt, of - indien mogelijk - een meer intensieve bevraging of dialoog met de markt op te zetten. Op die manier kan je in kaart brengen wat de marktmaturiteit is binnen een specifieke sector.
4) Bepaal prioritaire impacten voor je organisatie.
Eens je zicht hebt op de doelstellingen van je organisatie én op de duurzame risico’s en opportuniteiten binnen een productgroep kan je precies bepalen waar jouw organisatie het verschil wil maken met een specifiek aankoopproject. Dit kan gaan over klimaatefficiëntie en afvalreductie, maar ook over het inzetten op algemene ecologische principes door het promoten van ecologische keurmerken en/of managementsystemen. Andere diensten beschouwen dan weer sociale thema’s of innovatie als prioriteit.
5) Integreer duurzaamheid in de titel of in de omschrijving van de opdracht.
Ook bij de keuze van de titel is het van belang om het duurzaam karakter van de opdracht te benadrukken. De titel “Overheidsopdracht voor de bouw van een bijna energie-neutraal administratief centrum”, geeft bijvoorbeeld meteen een duidelijke duurzaamheidsdoelstelling aan.
6) Vertaal de duurzaamheidsimpact in criteria.
Uiteindelijk zullen de duurzame ambities moeten resulteren in concrete eisen en wensen in een bestek. Dit kan in de vorm van clausules of criteria en door te verwijzen naar keurmerken, standaarden en managementsystemen.
Voor meer specifieke informatie op het gebied van criteria verwijzen we naar de Europese sites betreffende de criteria voor duurzaam aankopen.
Voor informatie op het vlak van standaarden en keurmerken verwijzen wij naar het deel studies en projecten en naar de productfiches.
7) Meet de duurzaamheidsimpacten.
Duurzaamheid meenemen in een aankoopproject betekent ook duurzaamheid opvolgen tijdens de uitvoering van de opdracht. Dit kan dankzij monitoring- en meetsystemen waarmee je de gevraagde impact in kaart kan brengen en de voortgang kan evalueren en bijsturen indien nodig.