Levenscycluskosten (art. 82 van de wetgeving van 17 juni 2016)

De kern van de business case van duurzaam aankopen situeert zich op het niveau van de kostencalculatie tijdens de procedure van een overheidsopdracht. Om als aankoper de beslissing voor de ‘beste waarde’ te maken tijdens de evaluatie van offerte, wordt het steeds meer aangewezen om verder te kijken dan de prijs voor de aanschaf van een goed, dienst of werk. In de economische afwegingen wordt daarom steeds vaker de kost over de volledige gebruiksduur mee in beschouwing genomen. 

Bepaalde producten kunnen op korte termijn iets duurder zijn in aanschaf, maar kunnen op de langere termijn (rekening houdend met alle kosten die de organisatie zal dragen tijdens de aankoop, het gebruik en het einde gebruik) de meest budgetvriendelijke en efficiënte keuze blijken. Productgroepen waar dit heel duidelijk naar voren treedt, zijn energiegerelateerde aankopen zoals ICT, wagens, toestellen, maar ook (straat)verlichting, technische installaties in gebouwen, kantoren etc.

Deze benadering vraagt een verschuiving van een ‘prijs’-perceptie naar een ‘kost’-perceptie.   Prijs en kost duiden op twee verschillende concepten. De prijs is de aanschaffings- of acquisitiekost. De ‘totale kost’ is gelijk aan alle kosten die de organisatie betaalt gedurende de volledige gebruiksduur van een oplossing (product, dienst of werk). De totale kost houdt dus ook rekening met de verborgen kosten. Voor de aankoop van een laptop wordt een prijs betaald, maar voor het gebruiken van een laptop moeten kosten voor installatie, software applicaties, energie, wisselstukken, herstellingen, e.a. meegerekend worden. Soms moet ook op het einde van de gebruiksfase rekening gehouden worden met een terugnamepremie door de leverancier. Al deze kosten, en eventuele opbrengsten, vormen samen de totale kost.

Voor een organisatie is de kost een nauwkeurigere economische parameter dan de prijs aangezien alle kosten in de loop van de tijd uiteindelijk door haar gedragen zullen worden. Zo kan de totale kost gebruikt worden door duurzame aankopers om de ‘return on investment’ van duurzaam aankopen aan te tonen. De aankoop van energie-efficiënte machines en toestellen, van kwalitatieve werkkledij met lange levensduur, van cateringoplossingen met focus op minimale afvalproductie of van waterbesparende sanitaire installaties etc. zijn allemaal voorbeelden waarin een totale kostenbenadering wordt meegenomen. Ze ontkrachten het paradigma dat aankopen aan de laagste prijs op langere termijn het meest kostenefficiënt zal zijn.  

De totale kostenbenadering, of levenskostenbenadering wordt ook behandeld in art. 82 van de wet op overheidsopdrachten van 17 juni 2016